Guia d'usuari

Vídeo tutorials d' Arteco Fincas

01. Crea la teva comunitat
02. Crea els propietaris
03. Crea les propietats
04. Saldos inicials
05. Distribucions
06. Compte bancari
07. Liquidacions
08. Saldo anterior
09. Moviments
10. Resultats liquidació
11. Quotes
12. Remeses
13. Incidències
14. Importacions
15. Dades empresa

Introducció a Arteco Fincas

  1. Per a crear una comunitat nova, primer ha d'emplenar la fitxa de la comunitat amb les seves dades: nom, nif, adreça i compte del banc, entre altres. Tot seguit podrà crear les propietats que han d'anar associades necessàriament a un propietari.
  2. Des de la fitxa de propietat, pot seleccionar un propietari existent, o afegir una nova persona a la base de dades. Ja que un mateix propietari pot tenir diferents propietats en la mateixa o en comunitats diferents.
  3. La següent passa és crear els grups de distribució i els coeficients de cada un d'ells per propietat. Així quan introdueixi una despesa, ingrés, rebut o pagament des de moviments podrà indicar si s'ha de distribuir la quantitat indicada en aquest moviment mitjançant l'ús d'algun grup de distribució. Pot ser que la despesa únicament s'imputi a una propietat, en aquest cas la despesa és una despesa privativa i s'ha d'indicar a quina propietat s'imputarà.
  4. Es poden contemplar despeses futures mitjançant l'ús d'obligacions i aquestes poden ser puntuals o periòdiques, perquè entrin en joc en les liquidacions.
  1. Quan hagi creat la comunitat, propietats, grups de distribució amb els seus coeficients, haurà d'anar reflectint els moviments bancaris en el compte de la comunitat mitjançant l'anotació de moviments bancaris. Els moviments poden reflectir traspassos monetaris que relacionin conceptes, fons, despeses comunitàries o privatives, i/o proveïdors. D'aquesta manera tindrà total flexibilitat per representar qualsevol situació real de la comunitat.
  2. Recordeu que podeu introduir despeses futures puntuals o recurrents mitjançant obligacions.
  3. Una vegada reflectits tots els moviments econòmics de la comunitat ja es pot generar una liquidació. La liquidació pot ser de despesa vençuda, o segons pressupost. En el darrer cas s'han d'introduir les quotes de les propietats i el sistema calcularà en el procés de liquidació les quotes d'ajustament entre la despesa real i el pressupostat.
  4. Després de la generació de la liquidació, podrà obtenir informes detallats per propietari, grup de distribució o per conceptes, imprimir-los, guardar-los en PDF o marcar-los com a públics perquè els propietaris puguin consultar la informació a través del portal del propietari.

A la primera liquidació els saldos inicials poden de ser introduïts en el sistema mitjançant obligacions ja que és un compromís o (dret si tenen saldo al seu favor) de les propietats que tenen amb/per a la comunitat. O mitjançant la fitxa de la comunitat i la sub opció de saldos inicials, específica per a tal fi. A partir d'aquest moment, els saldos de cada exercici es traspassen automàticament entre liquidacions, encara que canviï la forma de liquidació entre pressupost o despesa vençuda, o en la durada de l'exercici, per exemple de trimestral a anual.

En les liquidacions següents vostè només haurà de reflectir bàsicament els moviments bancaris en la llista de moviments: ingressos i despeses. Indicant, en el cas que sigui una despesa, si cal repercutir a un grup de propietaris mitjançant un grup de distribució o a un propietari en concret. També haurà d'indicar la quantitat, la data del moviment i altres dades addicionals (per exemple, si pertany a un fons o a un projecte).

El procediment general per a les liquidacions de DESPESA VENÇUDA

  1. Conciliar el saldo del compte de la comunitat a Arteco Fincas amb el del banc creant els moviments corresponents.
  2. De cada moviment creat, verificar a qui va imputat, la quantitat i el concepte corresponent (ingrés, pagament, devolució, factura de subministrament elèctric...).
  3. Generar la liquidació del període de l'exercici segons l'acordat pels veïns en les juntes.
  4. Emetre la remesa bancària per al cobrament dels rebuts, o crear els moviments d'ingressos dels no domiciliats.
  5. Publicar els resultats al portal del propietari perquè els veïns estiguin informats.

En el cas de que la comunitat es gestioni per PRESSUPOST, s'haurà de:

  1. Crear la liquidació del període de l'exercici segons l'acordat pels veïns en les juntes.
  2. Crear un pressupost dins de la liquidació per obtenir el nombre de quotes i la quantitat de cadascuna d'elles per propietari.
  3. Emetre les quotes periòdicament (amb possibilitat de domiciliació) per l'import de la quota o pel saldo pendent.
  4. Conciliar el saldo del compte de la comunitat a Arteco Fincas amb el del banc creant els moviments corresponents.
  5. De cada moviment creat, verificar a qui va imputat, la quantitat i el concepte corresponent (ingrés, pagament, devolució, factura de subministrament elèctric...).
  6. Emetre la remesa bancària per al cobrament dels rebuts, o crear els moviments d'ingressos dels no domiciliats.
  7. Publicar els resultats al portal del propietari perquè els veïns estiguin informats.