Protección de datos de caracter personal en la Administración de Comunidades

Los administradores tienen un tratamiento especial ante la Agencia Española de Protección de datos en materia de privacidad de los datos personales, ya que por un lado custodian los datos de los diferentes propietarios y comunidades de vecinos y por otro se ven obligados a indicar qué propietarios son morosos ante la comunidad y actuar contra ellos.

¿Qué novedades trae la normativa europea de protección de datos?

En resumidas cuentas no muchas para los conocedores de esta actividad. Una de las novedades más importantes de la normativa europea es que ya no es necesario notificar los ficheros a la Administración Pública. Sin embargo sí que confirma la figura del administrador como el encargado del tratamiento de los datos.

Veamos algunas de las cuestiones que se describen dentro de las guías sectoriales de la Agencia Española de Protección de Datos.

¿Deben los propietarios aportar sus datos al administrador?

Sí, los administradores están legitimados para tratar y disponer de los datos de las comunidades que administran. Como gestores de la comunidad a veces es necesario que el administrador actúe en nombre de la comunidad y es posible que dicha actuación sea contra un propietario, por ejemplo cuando es moroso. Por tanto el administrador tiene el poder y debe saber quién es el propietario de cada inmueble y cómo contactar con él.

¿Qué datos puede o debe tener el administrador?

Para el desarrollo de las actividades de administración de la finca el administrador puede y debe tener como mínimo los nombres, teléfonos de contacto, direcciones postales y números de DNI así como las direcciones de correo electrónico de los comuneros para poder llevar a cabo una gestión ordinaria de la finca.

¿Podemos instalar una una cámara de seguridad ?

Sí, pero ojo. Se considera un elemento que puede violar la intimidad de las personas. Por lo que debe ir debidamente señalizada como zona videovigilada. Esta cámara no puede enfocar a las partes públicas de la calle, sólo a las zonas pertenecientes a la comunidad. Además requiere un tratamiento especial ante la AEP como la existencia de registros específicos para tal fin. por lo que si se desea instalar una cámara de video vigilancia se recomienda el asesoramiento de los servicios de seguridad o instaladores.

¿Debemos preparar documentación para la privacidad?

Sí, por un lado la comunidad debe tener un registro de actividad en donde la comunidad aparezca como responsable del tratamiento y el administrador de fincas como encargado del tratamiento. Por otro lado, el administrador debe tener un su registro de actividades la relación de todas las comunidades de la que se encarga del tratamiento de los datos.

¿Podemos guardar los datos de los propietarios en la nube?

Sí. Y con garantías sobre todo al estar dentro del marco europeo que regula la transferencia de ficheros a proveedores de servicios fuera de europa. Los datos de carácter principal mínimos que necesita un administrador de fincas se consideran en la guía de la AEPD como de escaso riesgo por lo que la guía recomienda una serie de buenas prácticas consideradas como suficiente para la custodia correcta de los datos, como uso de antivirus, firewall, cifrado de datos y copias de seguridad.

En Arteco Fincas velamos por la privacidad de los datos personales pasando auditorías internas de forma periódica, tanto a nuestro software online como a los recursos en la nube sobre los cuales está desplegado Arteco Fincas.

¿Podemos publicar la información de los morosos en nuestra comunidad?

Sí. Literalmente la normativa indica que los propietarios deudores y/o de las cuotas vencidas e impagadas por estos a la comunidad no está amparada por la normativa de protección de datos. Incluso dicho aviso puede estar publicado en el tablón de anuncios de la finca, visible a todo personal propietario o no de la finca. La guía indica que se considera excesiva pero explícitamente lo permite.

¿Puede un propietario solicitar información de otra propietario?

Sí, si son de interés para los propietarios. Por ejemplo entre la documentación que se le entregue al propietario pueden aparecer datos como el consumo de agua por vecino en caso de contadores comunes, o contratos laborales de empleados de la finca o incluso número de cuenta de otros vecinos. Estas cesiones de datos se considerará válidas y tratan de dar respuesta a una obligación legal.

¿Puede un tercero tener acceso a la información de los propietarios?

Sí. Por ejemplo el banco puede solicitarnos el libro de actas para la apertura de una cuenta bancaria o para el cambio de firmas de los autorizados. Aunque la creación de la cuenta no corresponde con una obligación legal se considera una acción correcta ya que es necesario para una buena gestión de la comunidad.




Conclusión de privaciadad de datos

Como vemos el administrador de fincas y la gestión de las fincas en general disponen de unos privilegios necesarios para la gestión de las fincas que administren, ya que sin estos la operación diaria quedaría impedida por el derecho de los propietarios de permanecer en el anonimato. Por tanto podemos ver que en general, la aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos y ahora el Reglamento General de Protección de Datos da cierta libertad adicional que en el resto de sectores en donde se tratan datos privados.