ARTECO FINCAS | Manual de Usuario

Arteco Consulting S.L. presenta Arteco Fincas: una innovadora plataforma de gestión de comunidades de vecinos online. Es una plataforma web basada en Software as a Service (SaaS, o software como servicio) para la gestión de comunidades de vecinos y accesible desde cualquier conexión a internet, computadora personal o dispositivo móvil que disponga de un navegador web compatible con los estándares de la World Wide Web Consortium (W3C).

Arteco Fincas está basado en la experiencia de más de 30 años de administradores de fincas colegiados. Una gran variedad de Administradores de fincas profesionales han formado parte en el diseño de los requisitos funcionales desde el inicio del proyecto.

Puesta en producción al público en general desde febrero de 2009 gestiona más de 1000 comunidades de vecinos de diversos tamaños y características.

Entre sus funcionalidades más importantes destaca su sencillo sistema basado en movimientos contables y conciliación bancaria. Aunque dispone de una amplia variedad de funcionalidades: gestión de comunidad, propietarios, propiedades, movimientos bancarios, gestión de proyectos, proveedores, fondos para la comunidad, liquidaciones por gasto vencido o según presupuesto, emisión de recibos por domiciliación bancaria, generación de informes y cartas en PDFs listas para enviar mediante la plataforma www.correos.es, etc..

Puede comenzar a usarlo en cualquier momento y de forma totalmente gratuita en:

https://www.artecofincas.com

Características

Arteco Fincas es un sistema vivo

Arteco Fincas está continuamente en evolución, incorporando novedades para obtener un servicio diferenciador para Usted y para Arteco, con el fin de obtener la plataforma más ágil y flexible del mercado. Continuamente estamos trabajando para incorporar funcionalidades útiles que agilicen el sistema y den más calidad en el servicio a los administradores y comuneros.

Se compone de dos partes

  1. Intranet: para su gestión como administrador de fincas. Gestione sus comunidades, propietarios, liquidaciones (de gasto vencido o presupuesto), informes, convocatorias, cuentas bancarias y domiciliación, proyectos, proveedores, etc.
  2. Extranet: para el acceso de los propietarios, que previa concesión de acceso, podrán consultar los resultados de las liquidaciones y documentos que el administrador disponga para ellos. También podrán ejecutar procedimientos relevantes para la gestión de la comunidad.

Al ser un producto basado en software como servicio, automáticamente usted percibirá unas mejoras que se irán desarrollando dando una clara ventaja comparadas con los sistemas tradicionales de programas de escritorio:

  • Es multi usuario y multi empresa. Si usted dispone de un grupo de administraciones podrá gestionarlas todas ellas en una única plataforma.
  • La información será siempre consistente.
  • Conecte desde donde quiera y con cualquier dispositivo que disponga de un navegador y conexión a Internet..
  • Olvídese del mantenimiento informático y de las copias de seguridad. Nosotros las realizamos por usted y nos preocupamos para que el sistema esté siempre operativo.
  • Actualizaciones continuas y ciclos rápidos de innovación.
  • Información de los propietarios actualizada.
  • Comience a trabajar en cualquier momento y desde donde quiera.

Arteco Fincas está basado en la más moderna y segura tecnología para el comercio electrónico asegurando que sus datos y los de sus clientes están gestionados con la mejor opción tecnológica del momento.

Requisitos del sistema

Para poder usar Arteco Fincas deberá tener instalado como mínimo un navegador Web compatible con los estándares del W3C. A continuación hay una lista de navegadores recomendados:

  • Mozilla Firefox
  • Google Chrome
  • Safari

Cualquiera de ellos en su versión más reciente. Recuerde que en general es importante mantener los navegadores actualizados para garantizar una mayor compatibilidad y la eliminación de fallos de seguridad a la hora de navegar por cualquier página web.

Para poder visualizar correctamente los archivos PDF que la aplicación genera dinámicamente desde los informes deberá tener instalado algún visor como el Adobe Reader, o Foxit PDF Reader, Sumatra PDF Portable, etc.

Si utiliza un dispositivo móvil asegúrese que éste tiene tanto un navegador web. La mayoría de terminales Android y Iphone/Ipad ya vienen con el software necesario.

Aparte de este software instalado deberá tener una conexión a internet. Si conecta desde una red móvil, tenga en cuenta que se le pueden aplicar cargos adicionales por el tráfico generado al navegar por la Web desde su terminal móvil.

Introducción

Arteco Fincas es en definitiva una aplicación Web. Y como cualquier aplicación Web se compone de páginas html + javascript que se ejecuta en su terminal con la información que proviene de los servidores de Arteco Consulting.

Recuerde que la información que usted ve en local es una copia casi instantánea de los datos de que dispone el servidor. Si usted modifica los datos en su navegador, éstos no son reflejados en el servidor hasta que envíe el formulario, normalmente con un botón etiquetado como “enviar” o “guardar”. Hasta que no pulse estos botones, la información no es transmitida de su terminal al servidor y por lo tanto no queda actualizada. Si recargara la página o volviera a conectar más tarde sin ejecutar la acción de guardado, usted vería que los datos no han sido modificados.

Por lo demás, si usted está familiarizado con aplicaciones web como Google Plus o Facebook no encontrará diferencias significativas en cuanto al comportamiento de la web Arteco Fincas.

Primeros pasos

Arteco Fincas es en el fondo un sistema para gestionar las liquidaciones de gastos de las comunidades. El primer objetivo es pues, introducir los datos necesarios para que el sistema pueda generar dichas liquidaciones.

Acceso al sistema

El acceso al sistema se realiza mediante usuario y clave proporcionados por el mecanismo de registro del sistema ubicado en la siguiente dirección web:https://www.artecofincas.com/app/#/login

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Ilustración 1: Formulario de ingreso

En el proceso de alta deberá indicar su correo electrónico. Una vez rellenada la información necesaria se le enviará un email de verificación con una dirección web única para usted y para la validación de los datos indicados. Al pulsar sobre el enlace que aparece en el email, su registro queda completado y podrá ingresar en el sistema a través de la dirección indicada.

Si ha introducido correctamente el usuario y clave le aparecerá en la parte izquierda de la página un menú con los accesos dependiendo del rol que tenga. Este puede ser Administrador (de fincas) o Propietario si dispone de inmuebles bajo su propiedad.

Desde el menú, puede comprobar que las principales entidades de información que puede usar son Acciones, Comunidades, Personas, Proveedores, Inmuebles, Honorarios y Presupuestos, Dashboard. A partir de este momento es libre de crear todos los registros que necesite.

Procedimiento normal

Los pasos normales para utilizar el aplicativo son:

  1. Crear la comunidad.
  2. Crear las personas propietarias de las propiedades de la comunidad.
  3. Crear las propiedades asociadas a personas del punto 2.
  4. Crear los diferentes grupos de distribución para la repartición de gastos.
  5. Para cada grupo de distribución, indicar los coeficientes por propiedad.
  6. Crear la liquidación indicando las fechas del ejercicio, ya sea de gasto vencido o presupuesto.
  7. Indicar el saldo inicial para cada propietario.
  8. Crear un primer movimiento de saldo inicial cuya cantidad sea igual al saldo de la cuenta del banco.
  9. Añadir los movimientos económicos de gastos (e ingresos) del ejercicio a liquidar verificando la conciliación del saldo bancario.
  10. Generar la liquidación, comprobar resultados, y exportar los recibos al banco.
  11. Crear una una nueva liquidación y volver a insertar los movimientos.

Crear una nueva comunidad

Para crear una nueva comunidad primero deber rellenar la ficha de la comunidad con sus datos requeridos: nombre, NIF, dirección y cuenta del banco, entre otros.

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Ilustración 3: Listado de sus comunidades

El funcionamiento del sistema es muy homogéneo para facilitar que el usuario se familiarice con el sistema rápidamente. Cada entidad de información a administrar como Comunidades o Incidencias se presenta primero como un listado del cual se pueden filtrar los resultados y navegar entre páginas. Para ver el detalle pulse sobre un registro, mostrando esa línea como seleccionada.

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Ilustración 4: Sección de la ficha de la comunidad

Al pulsar sobre una nueva comunidad le aparecerá la ficha de la comunidad en blanco con la información mínima que debe indicar al sistema para poder lanzar las liquidaciones posteriormente:

En esta ficha podrá introducir los datos básicos de la comunidad, cuenta del banco, dirección, etc. Un texto enriquecido visualmente para ayudar a distribuir los gastos, presidente, secretario y unos comentarios.

Una vez guardada la ficha de la comunidad aparecerá un sub-menú con las opciones que puede realizar sobre dicha comunidad, con el ítem “Propiedades” podrá crear todas las propiedades que tenga dicha comunidad:

Desde el sub menú podrá gestionar:

  1. Acciones (Tareas) sobre la comunidad.
  2. Los datos de la comunidad.
  3. Saldos iniciales
  4. Conceptos específicos para la comunidad
  5. Grupos, referentes a los diferentes grupos de distribución. Por ejemplo, partes iguales, por coeficiente de la propiedad,...
  6. Distribuciones: aquí se gestiona el coeficiente porcentual de cada grupo para cada propiedad.
  7. Las propiedades de la comunidad.
  8. Proyectos: gestiona todas las obras, reformas y tareas que se llevan a cabo en una comunidad, se relaciona con proveedor, para tener un control de los pagos realizados.
  9. Fondos: permite dotar a la comunidad de fondos económicos para afrontar proyectos de mayor envergadura o los requeridos por ley.
  10. Movimientos y obligaciones: reflejan los traspasos de dinero sobre la cuenta de la comunidad y las obligaciones de los propietarios. Dentro de los movimientos se refleja el saldo de la comunidad que ha de permanecer cuadrado con la información de la cuenta bancaria.
  11. Liquidaciones: contempla todas las liquidaciones hechas en la comunidad, cada una de ellas con fecha de inicio, fin, tipo de liquidación (presupuesto o gasto vencido), resultados e informes asociados.
  12. Remesas: para la domiciliación de cuotas y pagos de los propietarios
  13. Convocatorias y documentos: está destinado a publicar información al portal del propietario, con los documentos de actas, órdenes del día, contratos, etc... que el administrador desea poner disponible a los propietarios.
  14. Informes globales que pueden contemplar a más de una liquidación.
  15. Diario: un registro de las acciones de cada usuario para la comunidad.

Crear las propiedades

Para crear una propiedad primero debe acceder al listado de las propiedades, que en un primero momento le aparecerá vacío hasta que haya creado alguna:

Al pulsar sobre “nueva” accederá a la ficha de propiedad. Una vez ahí, puede seleccionar un propietario existente o añadir una nueva persona a la base de datos, ya que un mismo propietario puede tener diferentes propiedades en la misma o comunidades diferentes.

Al mismo tiempo, si desea que el sistema emita los recibos de domiciliación bancaria con la norma SEPA para pasarlos al banco directamente, deberá indicar una cuenta bancaria válida y marcar la casilla de domiciliación.

Una vez guardada la propiedad puede volver al listado de propiedades para agregar una nueva propiedad.

Listado de propiedades

Desde la lista de propiedades podrá exportar los datos, como etiquetas postales, o un fichero adaptado para enviar cartas a través de correo.es o una hoja de firmas, por ejemplo.

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Ilustración 8: Acciones posibles desde el listado de propiedades

Crear los grupos de distribución

El siguiente paso es crear los grupos de distribución y los coeficientes de cada uno de ellos por propiedad que nos permitirán repartir los gastos. Así cuando introduzca un movimiento gasto, ingreso, recibo o pago desde movimientos podrá indicar si se ha de distribuir la cantidad indicada en ese movimiento mediante el uso de algún grupo de distribución.

Aunque también puede que el gasto únicamente se impute a una propiedad, en ese caso el gasto es un gasto privativo y se ha de indicar a qué propiedad se imputará en vez de indicar el grupo.

Primero debe crear los grupos de distribución desde la opción de “Distribuciones”:

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Ilustración 9: Grupos de distribución

Y acto seguido introducir los coeficientes de cada grupo para cada propiedad:

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Ilustración 10: Especificación de los coeficientes de un grupo para cada propietario

El grupo de distribución se muestra como una columna, donde la suma de todos los coeficientes verticalmente debe estar lo más próximo al 100% posible. El sistema sólo acepta como válido aquel error menor de una 10 milésima porcentual, ya que a veces existe la posibilidad de obtener números con decimales periódicos.

Para cada grupo de distribución hay que indicar el porcentaje por propietario hasta que la suma en vertical tenga el 100(%) aproximado, como muestra la Ilustración 10: Comprobación del 100% del porcentaje asignado para un grupo de distribución.

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Ilustración 11: Comprobación del 100% del porcentaje asignado para un grupo de distribución

Saldos iniciales

Habiendo creado la comunidad, personas, propiedades y grupos de distribución, el siguiente paso es indicar el saldo de inicio de cada una de las propiedades. Existe una entrada específica en el menú lateral, una vez seleccionada una comunidad, para tal fin:

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Ilustración 12: Alta de los saldos iniciales por propiedad

Nota: Se debe repartir el saldo pendiente (o a favor) del propietario entre todas las propiedades que disponga.

Movimientos

Una vez creada la información necesaria para la comunidad ya puede trabajar día a día con ella añadiendo cobros y pagos sobre la cuenta de la comunidad mediante la opción del menú “Movimientos”. Los movimientos son apuntes económicos que se han ejercido con la fecha valor determinada.

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Ilustración 13: Listado de movimientos

Cada movimiento bancario ha de estar reflejado en la cuenta de la comunidad dentro de Arteco Fincas. Para ello se deben dar de alta los diferentes movimientos desde la ficha del movimiento. Y desde el listado, la columna saldo ha de reflejar la realidad de la cuenta bancaria para mantener las dos cuentas cuadradas. Hay dos tipos de movimientos que se pueden dar de alta en Arteco Fincas. Los ya ejercidos a una fecha valor, “Movimientos” y los que todavía no han ocrrido porque su fecha es a futuro: “Obligaciones”. Más adelante se describirá la ficha de una obligación, aunque es muy semejante a un movimiento con la diferencia de que puede ser recurrente o periódica, como por ejemplo: abonar cada mes 50€ todos los propietarios a un determinado fondo hasta el fin del trimestre.

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Ilustración 14: Ficha de un nuevo movimiento

La ficha del movimiento tiene una apariencia similar a la ilustración:

Los movimientos tienen una fecha en la que se dan de alta en el sistema y una fecha valor con la que se ordenan dentro de los movimientos de la comunidad. Al mismo tiempo se le indica un concepto de entre los disponibles, una cantidad y si tiene o no el IVA incluido.

Un movimiento puede o no tener asignación. Si no tiene asignación quiere decir que el movimiento contribuye al saldo de la comunidad, pero que no entra en el proceso de liquidación, por lo que no será imputado a ninguna propiedad. Si ha de derivar a las propiedades se le ha de indicar o un grupo de distribución o una propiedad, en este último caso esa propiedad contribuirá al 100% del coste de este movimiento.

Adicionalmente se puede relacionar un movimiento con un fondo y/o proyecto para consultar la evolución de ambos. En el caso del proyecto, es útil para tener un control de cobros y pagos al proveedor de la obra (o proyecto).

Primer movimiento

Para reflejar el saldo de la comunidad en el banco debe crear un primer movimiento con

  • Concepto: Saldo Anterior que refleje el total del saldo del banco,
  • Con Fecha Valor anterior al inicio de liquidación.
  • Cantidad: el Saldo del banco.

Toda comunidad debe tener un primer movimiento que indique el saldo del banco. El resto de movimientos que se vayan dando de alta deberán producir una situación en el balance acorde a la del banco.

Nota: Es una mecanismo de validación verificar que el saldo del banco coincide con el saldo del movimiento más reciente en Arteco Fincas.

Resto de movimientos

Se deben reflejar los pagos y recibos de los propietarios y los proveedores que se realizan sobre las zonas comunes de la comunidad mediante movimientos.

Los movimientos tienen una cantidad que permite incrementar el saldo de la comunidad si por ejemplo es un pago de una cuota de los propietarios, o decrementar el saldo si es un pago a proveedor por un trabajo realizado.

Nota: Los movimientos con Cantidad positiva incrementan el saldo de la comunidad, mientras que los de cantidad negativa lo decrementan. Ejemplo: ingreso por pago de cuotas contra un pago a proveedor.

Movimiento tipo gasto

En el caso de un pago a un proveedor, por ejemplo para pintar la fachada, lo normal es que este gasto se liquide en la cuenta de los propietarios. En este caso indicaremos en la ficha del movimiento que ese gasto con cantidad negativa será distribuido mediante un grupo de distribución.

Movimiento tipo ingreso

Por otra parte, puede que un propietario nos haya realizado un ingreso con dinero en metálico. En este escenario se debe crear un movimiento con cantidad positiva, ya que incrementa el saldo de la propiedad y asociarlo a un propietario en vez de a un grupo de distribución, ya que queremos que el saldo pendiente del propietario se vea reducido por el ingreso.

Nota: Los movimientos con Cantidad positiva incrementan el saldo pendiente del propietario . Los movimientos con cantidad negativa decrementan el saldo de propietarios . Ejemplo: un ingreso nominativo contra un gasto privativo.

Obligaciones

Las obligaciones de pago son compromisos de los propietarios a futuro y que opcionalmente pueden ser periódicos. A diferencia de los movimientos, que representan la realidad pasada, las obligaciones indican los compromisos de los propietarios que están por realizar.

Estos compromisos pueden ser puntuales, en único pago, o recurrentes de forma periódica. Pueden asignarse tanto a un solo propietario como a un grupo de distribución. Las obligaciones generan tantos apuntes en la liquidación como meses entren en juego. La cantidad indicada, se aplica por cada mes (según la periodicidad de la obligación), ya sea a un propietario o a un grupo de distribución.

Si usted desea realizar una obligación puntual debe crear una obligación que únicamente entre en juego un mes dentro de la liquidación. Para ello deberá ajustar correctamente las fechas de inicio y fin. Por ejemplo: con fecha de inicio día 1 y fecha de fin último día del mismo mes.

Sin embargo si desea realizar una obligación recurrente debe crear una obligación con fechas de inicio y fin más amplias. Una obligación puede entrar en juego en varias liquidaciones.

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Ilustración 15: Ficha de una obligación

A diferencia de un movimiento, una obligación tiene una fecha de inicio y otra fecha de fin, más un período de imputación, este puede ser mensual, bimensual, trimestral, semestral o anual.

Por ejemplo, una obligación con fecha de inicio 01/01/2012, y fecha de fin 31/12/2012, con periodicidad trimestral y por un importe de 100€, y como asignación partes iguales todos, sobre 100 propietarios.

Esta generará 4 “movimientos” económicos, imputando cada vez 100€ (1€ a cada propietario) una por cada final de trimestre. Dicha obligación no entrará en juego en ninguna liquidación del 2013.

También puede relacionarse a un proyecto o a un fondo, siendo este último de mucha utilidad para el balance de la comunidad.

Cuotas

Las cuotas le permiten realizar ingresos (periódicos o puntuales) de los propietarios para aumentar el saldo de la cuenta de la comunidad. La emisión de una cuota no significa automáticamente el cobro de la misma, sino la declaración de una obligación de pago de los propietarios.

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Ilustración 16: Ficha de una cuota

Para hacer efectivos los pagos, y por tanto el incremento del saldo de la comunidad, deberá crear movimientos de ingreso para cada uno de los propietarios o generar una remesa bancaria, la cuál generará automáticamente todos los movimientos de ingreso de aquellas propiedades que estén domiciliadas.

Existen diferentes ayudas para indicar las cantidades por cada propietario. La más sencilla es una cuota fija por tipo de propiedad, pero también podrá crear cuotas automáticamente según saldo pendiente, distribución de presupuesto o según resultados de liquidación.

Nota: Las cuotas deben ser negativas porque decrementan el saldo de los propietarios.

Remesas bancarias

Las remesas permiten emitir recibos creando movimientos de ingreso en lotes hacia los propietarios, según la cuenta del banco que aparece en la ficha de la propiedad y si ésta tiene activado el check de domiciliación.

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Ilustración 17: Check de domiciliación en la ficha de propiedad

Las remesas se pueden crear de resultados de liquidación, de cuotas o ser generadas manualmente de forma similar a las cuotas. Arteco Fincas genera ficheros XML SEPA estándares que permiten la introducción en la Banca Online del Banco que la comunidad tenga.

Proceso de liquidación

Las liquidaciones en Arteco Fincas pueden ser por gasto vencido o bajo presupuesto. Se puede cambiar la forma de liquidación de un periodo a otro en cualquier momento sin tener que configurar ningún parámetro adicional.

Liquidaciones de gasto vencido

Son las más sencillas, ya que simplemente requieren ir anotando los movimientos económicos dentro de la cuenta de la comunidad según lo descrito en Movimientos sin la necesidad de generar cuotas..

Simplemente es necesario que cree una liquidación con una fecha de inicio y fin; todos los movimientos y obligaciones que tengan su fecha de valor dentro del intervalo de liquidación entrarán a formar parte en el proceso de liquidación y por lo tanto en la cuenta de las propiedades.

Realizada la comprobación podrá acceder al proceso de liquidación en la opción del sub-menú “Liquidaciones”. Y pulsando sobre el botón nuevo:

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Ilustración 18: Creación de una liquidación

El sistema únicamente le solicita si la liquidación es de gasto vencido o presupuesto, y las fechas del ejercicio. En este supuesto indicaríamos “Gasto vencido” del 01/01/2016 al 31/12/2016, siendo esta anual. Una vez guardada aparecerá la posibilidad de generar la liquidación, ver los resultados de cada propietario y marcarla como pública para que aparezca a los propietarios de la comunidad en el portal del propietario.

Puede ver los resultados de la liquidación de diversas maneras, según cómo desea que se presente la información. El listado más común es el informe de resultado El informe de resultado está disponible desde el listado de liquidación y ofrece el importe de cada grupo de distribución para cada uno de los propietarios de la comunidad.

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Ilustración 19: Ver los resultados de una liquidación

Hay otras maneras de ver los resultados de liquidación mediante el Informe por concepto y el Informe por grupos. Desde la opción del sub-menú “Informes” tendrá acceso a otra serie de informes útiles como el balance de la comunidad o saldos pendientes.

Una liquidación generada puede volver a ser generada en cualquier momento siempre y cuando esta sea la última. Una vez que a una fecha posterior exista otra liquidación, esta se quedará bloqueada e inalterable para proteger los resultados previos entregados a los propietarios.

Liquidaciones de presupuesto

Este es el tipo de liquidación más frecuente. Cuando una liquidación es del tipo presupuesto, ésta requiere que se indique por una parte el presupuesto y por otro lado las cuotas de los propietarios, que normalmente serán mensuales.

Desde la opción de presupuestos se podrá informar al sistema qué cantidad va a cada concepto. El sistema calcula automáticamente la cuota mensual aproximada si todas las propiedades abonaran la misma cantidad:

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Ilustración 20: Presupuesto simple, con el cálculo de cuota

En la Ilustración se muestra un presupuesto indicando varios conceptos y su cantidad prevista para cada uno de ellos. De ahí y según el número de propiedades, se obtiene la cantidad mensual orientativa por propiedad. Puede agregar tantos conceptos como desee.

Volviendo a la liquidación de tipo presupuesto, por otro lado deberá indicar las cuotas de las propiedades desde la opción “Cuotas" del sub -menú derecho.

En esta pantalla podrá seleccionar las cuotas por cada propiedad. En la parte derecha de la pantalla podrá encontrar la sección de ayuda para la distribución que le ayudará a distribuir las cantidades entre las propiedades seleccionadas.

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Ilustración 21: Selección de las cuotas

Una vez emitidas todas las cuotas del ejercicio, ya podrá generar la liquidación del mismo modo que una liquidación de gasto vencido. Las cuotas emitidas aparecerán como una columna adicional en los listados de resultado de liquidación.

Finalización de la liquidación

Una vez generada la liquidación, en los resultados se le mostrará la posibilidad de imprimirlos y de exportar los recibos según la norma bancaria europea SEPA a través de una remesa, agrupados por cuenta bancaria.

Aquellas propiedades que tuvieran la domiciliación marcada en la ficha de la propiedad, se les generará un ingreso automático, que deberá validar que no ha sido devuelto en los próximos días tras la entrega del fichero Q19.

Para continuar con una nueva liquidación sólo deberá crear un registro nuevo en el listado de liquidaciones en donde la fecha de inicio sea el siguiente día al fin de la última liquidación. El resto del procedimiento será igual, crear movimientos de ingresos o de gastos, y cuotas si es necesario.

Verificación de liquidaciones

El sistema produce las liquidaciones en función de los datos que le hayamos introducido, normalmente estos son: saldos iniciales, movimientos, obligaciones y cuotas. ¿Pero qué hacer si en los resultados de las liquidaciones vemos alguna discrepancia?

Tenga presenta que Arteco Fincas es un sistema muy estable. Lleva producidas en su historia muchas liquidaciones desde el 2009. De todas las liquidaciones realizadas que se producen con unos resultados no esperados, el 99,5% de las veces se corresponden con errores de imputación. El restante de los casos suelen corresponder con cambios en los coeficientes de distribución de forma no controlada. Por lo tanto, los pasos para detectar estos errores de imputación son los siguientes:

  1. El primer paso es cuadrar la cuenta de la comunidad con el banco. De esta manera veremos si nos hemos dejado movimientos pendientes de incorporar al programa, como ingresos en efectivo de propietarios o algunos recibos.
  2. El segundo es verificar las asignaciones a los movimientos generados. Puede pasar y es habitual que el usuario seleccione un concepto equivocado en los movimientos, o que se haya confundido en el grupo de distribución a asignar. Por ejemplo, un pago a un proveedor, pero que el concepto seleccionado sea "ingreso" o que se haya asignado a un propietario en lugar de a un grupo.

Arteco Fincas dispone de un mecanismo para reducir los errores en imputaciones. Consiste en una funcionalidad que se basa en la configuración de las restricciones y avisos de los conceptos. Los conceptos tienen asociados una configuración que permite especificar ciertas reglas a la hora de ser usados en los movimientos. Por ejemplo:

  • Permite o no permite que la cantidad sea positiva y/o negativa.
  • Permite, avisa o requiere de si hay grupo asignado, propietario, proyecto o fondo...
  • Exige o no, que haya observaciones para detallar el movimiento.
  • etc.

Los posibles conceptos que podemos indicar en un movimiento se dividen en tres grupos:

  • Conceptos generales de Arteco Fincas, no editables.
  • Conceptos a nivel de empresa, compartidos por todas las comunidades y editable por el usuario.
  • Conceptos de comunidad, sólo visible dentro de una comunidad y editable por el usuario.

Tanto en los conceptos empresariales como los propios de la comunidad pueden ser creados y configurados por el usuario. Para cada uno de ellos podrá definir reglas de validación en la asignación como las citadas en anterioridad a través del listado de conceptos.

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Ilustración 22: Configuración de conceptos definidos por el usuario a nivel de comunidad

Por otro lado hay que tener presente que cuando se genera una liquidación, ésta crea los saldos iniciales del siguiente ejercicio.

Si usted detecta que los saldos finales de una liquidación no coinciden con los saldos iniciales de la siguiente liquidación, es probable que haya realizado una modificación y no haya generado la liquidación afectada.

Para corregir este caso deberá borrar la última liquidación y volver a generar la liquidación anterior para asegurarse de que los saldos iniciales siguientes son los correctos.

Si usted detecta que los saldos finales de una liquidación no coinciden con los saldos iniciales de la siguiente usted deberá eliminar la última liquidación y volver a generar la liquidación anterior, para que los saldos iniciales siguientes contemplen las cantidades correctas y actualizadas.

Este hecho es fácilmente identificable yendo, por ejemplo, al listado "pagos y recibos" de un propietario. Si esta situación se da (es decir que los saldos iniciales no corresponden con los finales de la liquidación anterior) veremos que la columna de acumulado del listado no sigue una coherencia entre las cantidades y la suma que debería dar. Recuerde que esta situación sólo es posible que se de, si se consigue alterar una liquidación anterior, hecho que el programa evita con reglas de seguridad, pero que pueden saltarse puntualmente bajo petición de un usuario.

Proyectos

Los proyectos constituyen obras e iniciativas que se hacen para el bien de la comunidad y que permiten agrupar movimientos, cuotas y obligaciones de los propietarios.

A través de los proyectos se pueden relacionar pagos e ingresos de proveedores, el estado del proyecto (iniciado, finalizado,..) juntamente con el presupuesto total de la obra.

Por lo tanto, juntando el presupuesto de la obra y los pagos asociados se puede obtener, vía los informes, la cantidad pendiente de pago al proveedor.

Adicionalmente, desde informes, podrá obtener un listado de pagos agrupados por proveedor anualizado, que le permitirá justificar a la Administración Pública aquellos proveedores que hayan recibido más de 3.000,00€ de ingresos anuales.

Fondos

Similar a los proyectos, los fondos son agrupaciones de movimientos, cuotas y obligaciones que permiten acumular partidas económicas con el fin de realizar un proyecto en un momento futuro del tiempo, en cuanto se haya alcanzado una cantidad objetivo.

Al tener agrupados movimientos de ingresos y pagos se puede tener el control del saldo que hay disponible y si éste puede utilizarse a la hora de afrontar un proyecto de rehabilitación.

Informes

En Arteco Fincas podrá obtener una amplia variedad de informes que reflejen el estado de la comunidad, tanto para su uso como Administrador de la finca, como para ser entregados a los propietarios. Podrá encontrar informes tanto con información agrupada como otros con un detalle máximo de la procedencia de cada uno de los importes que aparecen.

Todas las cantidades azules del informe son enlaces al detalle de la cantidad

Resultado de liquidación

Los informes de resultado de liquidación se dividen en dos familias: los que agrupan los importes por concepto o los que lo hacen por grupo de distribución.

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Ilustración 23: Informe según grupos de distribución (B y C)

El informe de resultado detalla para cada propietario la suma de los movimientos según su grupo de distribución (B=Partes Iguales, C=Según coef Escritura). Mientras que el informe de resultado por conceptos detalla más las cantidades al agruparlas por el concepto indicado en los movimientos.

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Ilustración 24: Informe de resultado por conceptos (C1, C2,...C8)

En la imagen, cada uno de los conceptos corresponde con los siguientes significados: C1=Ingresos, C2=Agua, C3=Ascensor, C4=Electricidad, C5=Limpieza escalera ...

Resumen de saldos pendientes

Si desea saber qué cantidad está pendiente por cada propiedad para ponerse al corriente de los pagos deberá ejecutar el Resumen de saldos pendientes. Este informe ejecuta internamente el Extracto de pagos y recibos por cada propiedad mostrando únicamente el resultado para cada uno de ellos.

Extracto de pagos y recibos

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Ilustración 25: Informe de Extracto de pagos y recibos para la propiedad 1ºA

El Informe de Pagos y Recibos permite ver la evolución de pagos, recibos, devoluciones y resultados de liquidación así como hayan ido ocurriendo en el tiempo, permitiendo visualizar el histórico de hechos económicos acerca de la cuenta del saldo de cada una de las propiedades. La última cantidad de la columna de Acumulado corresponde con el saldo pendiente de la propiedad.

Portal del propietario

Desde la ficha de la persona, usted podrá dar acceso a los usuarios que tengan email al portal del propietario. Desde este, el propietario podrá consultar digitalmente aquellas secciones que usted como administrador haya marcado previamente como visibles.

Entre los registros que pude marcar como visible son incidencias, documentos, convocatorias y resultados de liquidación. Puede ver un ejemplo de cómo el propietario verá la información autorizada en la siguiente imagen:

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Ilustración 26: Extracto del portal del propietario

Para dar acceso a un propietario al Portal debe localizar la persona, asegurar que tenga el email bien informado y pulsar sobre el botón “Generar Clave”. Esta acción enviará un email al propietario con sus credenciales de acceso al Portal del Propietario.