Cómo administrar una comunidad de vecinos con Arteco Fincas
Le presentamos un esquema muy útil para cualquier persona que comienza a utilizar Arteco Fincas por primera vez. En ella se detallan los pasos que se debe ir realizado en cada una de las secciones del menú según la situación de la comunidad. Puede descargar el manual de usuario en formato PDF para su estudio sin necesidad de requerir una conexión a Internet activa:
Crear una nueva comunidad
- Si pretende crear una comunidad nueva, primero debe rellenar la ficha de la comunidad con sus datos requeridos: nombre, nif, dirección y cuenta del banco, entre otros. Acto seguido podrá crear las propiedades que han de ir asociadas necesariamente a un propietario.
- Desde la ficha de propiedad, puede seleccionar un propietario existente, o añadir una nueva persona a la base de datos ya que un mismo propietario puede tener diferentes propiedades en una o más comunidades.
- El siguiente paso es crear los grupos de distribución y los coeficientes de cada uno de ellos por propiedad. Así, cuando introduzca un gasto, ingreso, recibo o pago desde movimientos podrá indicar si se ha de distribuir la cantidad indicada en ese movimiento mediante el uso de algún grupo de distribución. Puede que el gasto únicamente se impute a una propiedad, en ese caso el gasto es un gasto privativo y se ha de indicar a qué propiedad se imputará.
- Se pueden contemplar gastos futuros mediante el uso de obligaciones , y estas pueden ser puntuales o periódicas, para que entren en juego en las liquidaciones.
Continuar con una comunidad existente
- Cuando haya creado la comunidad, propiedades, grupos de distribución con sus coeficientes, deberá ir reflejando los movimientos bancarios en la cuenta de la comunidad mediante la anotación de movimientos bancarios. Los movimientos pueden reflejar traspasos monetarios que relacionen conceptos, fondos, gastos comunitarios o privativos, y/o proveedores. De esta manera tendrá total flexibilidad para representar cualquier situación real de la comunidad.
- Recuerde que puede introducir gastos futuros puntuales o recurrentes mediante obligaciones.
- Una vez reflejados todos los movimientos económicos de la comunidad puede generar una liquidación. La liquidación puede ser de gasto vencido, o según presupuesto. En el caso de estas últimas, deberá introducir las cuotas de las propiedades y el sistema calculará en el proceso de liquidación las cuotas de ajuste entre el gasto real y lo presupuestado.
- Después de la generación de la liquidación, podrá obtener informes detallados por propietario, grupo de distribución o por conceptos, imprimirlos, guardarlos en PDF o marcarlos como públicos para que los propietarios puedan consultar la información a través del portal del propietario.
Primera liquidación y saldos iniciales
En la primera liquidación los saldos iniciales pueden ser introducidos en el sistema mediante obligaciones, ya que es un compromiso (o un derecho si tienen saldo a su favor) de las propiedades que tienen con/para la comunidad, o mediante la ficha de la comunidad y la sub opción de saldos iniciales, específica para tal fin. A partir de ese momento, los saldos de cada ejercicio se traspasan automáticamente entre liquidaciones, aunque cambie la duración del ejercicio, por ejemplo de trimestral a anual o se cambie la forma de liquidación de presupuesto a gasto vencido o viceversa.
Liquidaciones siguientes, funcionamiento normal
En las liquidaciones siguientes usted sólo deberá reflejar básicamente los movimientos bancarios en la lista de movimientos: ingresos y gastos. Indicando, en caso de que sea un gasto, si hay que repercutir a un grupo de propietarios mediante un grupo de distribución o a un propietario en concreto. También deberá indicar la cantidad, la fecha del movimiento y otros datos adicionales como su pertenencia a un fondo o a un proyecto.
El procedimiento general para las liquidaciones de GASTO VENCIDO:
- Conciliar el saldo de la cuenta de la comunidad en Arteco Fincas con la del banco. Creando los movimientos correspondientes.
- De cada movimiento creado, verificar a quién o quienes va imputado, cantidad y el concepto correspondiente (ingreso, pago, devolución, factura de suministro eléctrico...).
- Generar la liquidación del período del ejercicio según lo acordado por los vecinos en las juntas.
- Emitir la remesa bancaria para el cobro de los recibos, o crear los movimientos de ingresos de los no domiciliados.
- Publicar los resultados en el portal del propietario para que los vecinos estén informados.
En el caso de que la comunidad se gestione por PRESUPUESTO, se deberá:
- Crear la liquidación del período del ejercicio según lo acordado por los vecinos en las juntas.
- Crear un presupuesto dentro del período de la liquidación para obtener el número de cuotas y el importe de cada una de ellas por propietario.
- Emitir las cuotas periódicamente (con posibilidad de domiciliación) por el importe de la cuota o por el saldo pendiente.
- Conciliar el saldo de la cuenta de la comunidad en Arteco Fincas con la del banco. Creando los movimientos correspondientes.
- De cada movimiento creado, verificar a quién o quienes va imputado, cantidad y el concepto correspondiente (ingreso, pago, devolución, factura de suministro eléctrico...).
- Emitir la remesa bancaria para el cobro de los recibos, o crear los movimientos de ingresos de los no domiciliados.
- Publicar los resultados en el portal del propietario para que los vecinos estén informados.